Is urenregistratie verplicht in Nederland?
Ja: elke werkgever moet arbeids- en rusttijden registreren (art. 4:3 Arbeidstijdenwet). Wat je vastlegt, hoe lang je het bewaart en welke boetes gelden.
Het korte antwoord
Ja. Elke werkgever in Nederland moet de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers registreren. Dat staat in artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet en geldt voor bedrijven van elke omvang, ook met één werknemer.
- Wat: per werknemer de werkelijke begin- en eindtijd van het werk en de pauzes.
- Hoe lang bewaren: minimaal 52 weken.
- Hoe: de vorm is vrij. Papier, Excel of software mag allemaal, zolang de registratie klopt en controleerbaar is.
- Boete: voor het ontbreken van een deugdelijke registratie is het basisbedrag € 10.000, aangepast aan de grootte van je bedrijf.
Zie je berichten over “verplichte urenregistratie vanaf 2027”? Die gaan over België, niet over Nederland. In Nederland is de plicht al jaren van kracht. Verderop leggen we het verschil uit.
Wat zegt de wet precies?
De kern staat in artikel 4:3 lid 1 van de Arbeidstijdenwet:
“Een werkgever […] voert een deugdelijke registratie terzake van de arbeids- en rusttijden welke het toezicht op de naleving van deze wet en de daarop berustende bepalingen mogelijk maakt.”
De wet zegt dus niet hoe je registreert, alleen dat de Nederlandse Arbeidsinspectie er de naleving van de Arbeidstijdenwet mee moet kunnen controleren: maximale werktijden, rusttijden, pauzes en nachtdiensten.
Wat moet je registreren?
De wet geeft geen lijstje, maar de boetebeleidsregel van de Arbeidsinspectie wel:
“In ieder geval moet zijn aangegeven welke werknemer op een bepaald tijdstip met de arbeid begint en wanneer hij die arbeid heeft beëindigd, alsmede de daartussen gelegen pauzes. Het gaat […] om de feitelijk gewerkte uren en de feitelijk genoten rust.”
In de praktijk betekent dat per werknemer, per dienst:
- Begintijd zoals die echt was, niet zoals die gepland stond.
- Eindtijd, idem.
- Pauzes. De totale pauzeduur per dienst is voldoende.
- Herleidbaar tot de persoon. De inspectie moet kunnen zien welke uren bij welke werknemer horen.
Is een rooster genoeg?
Alleen als je ook bijhoudt waar de werkelijkheid ervan afwijkt. De Arbeidsinspectie is hier duidelijk over: “Worden afwijkingen niet bijgehouden dan is de registratie niet deugdelijk.” Bleef iemand een uur langer of viel een pauze weg, dan moet dat terug te zien zijn. In de horeca en retail, waar diensten bijna altijd uitlopen, gaat het hier vaak mis.
Hoe lang moet je de registratie bewaren?
Minimaal 52 weken, gerekend vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit).
Je leest online vaak “7 jaar”. Dat is de fiscale bewaarplicht voor je administratie, zoals je loonadministratie. Dat is een andere regel. Voor de Arbeidstijdenwet is 52 weken het minimum. Wie uren ook gebruikt voor de salarisverwerking, bewaart ze in de praktijk meestal langer.
Geldt het voor iedereen?
Elke werkgever, ongeacht de omvang. Er is geen uitzondering voor kleine bedrijven.
Er is één uitzondering voor werknemers met een hoog loon. Voor werknemers van 18 jaar of ouder die minstens drie keer het wettelijk minimumloon verdienen (inclusief vakantiebijslag), geldt de registratieplicht niet (artikel 2.1:1 Arbeidstijdenbesluit). Let op: die uitzondering vervalt bij nachtarbeid en bij werk met ernstige risico’s voor veiligheid of gezondheid. Voor de meeste medewerkers in horeca, retail, zorg, schoonmaak en logistiek is deze uitzondering niet van toepassing.
En zzp’ers?
Een zzp’er is geen werkgever van zichzelf, dus de Arbeidstijdenwet-registratie geldt niet. Toch is uren bijhouden verstandig. Voor de zelfstandigenaftrek moet je aan het urencriterium voldoen: minstens 1.225 uur per jaar aan je onderneming. De Belastingdienst vraagt je dat aannemelijk te maken, bijvoorbeeld met een agenda, urenbriefjes en facturen.
Mag het op papier of in Excel?
Ja. De Arbeidsinspectie schrijft: “De manier waarop de werkgever de gegevens registreert is vormvrij.” Werkbriefjes en prikklokkaarten worden expliciet als voorbeeld genoemd. Een spreadsheet mag dus ook.
De vraag is niet óf het mag, maar of het deugdelijk blijft: kloppen de tijden, zijn afwijkingen verwerkt, en kun je bij een controle 52 weken terug snel per werknemer laten zien wie wanneer werkte? Met een paar medewerkers lukt dat op papier. Bij wisselende diensten, meerdere locaties of veel parttimers wordt het foutgevoelig.
Welke boetes gelden er?
Er zijn twee wetten waarop de Arbeidsinspectie kan handhaven.
Arbeidstijdenwet: geen of geen deugdelijke registratie
Het basisbedrag is € 10.000 per overtreding, voor het niet bijhouden én voor het niet bewaren van de registratie (boetes Arbeidstijdenwet). Dat bedrag wordt aangepast aan de bedrijfsgrootte:
| Aantal werknemers | Factor | Basisbedrag |
|---|---|---|
| minder dan 10 | × 0,5 | € 5.000 |
| 10 tot 50 | × 0,75 | € 7.500 |
| 50 tot 100 | × 1 | € 10.000 |
| 100 of meer | × 1,5 | € 15.000 |
Meestal volgt eerst een waarschuwing. Kan de inspectie de naleving over de hele periode niet controleren, dan kan direct een boete volgen, verhoogd met 50%.
Wet minimumloon: geen urenadministratie kunnen tonen
Daarnaast moet je de Arbeidsinspectie op verzoek “bescheiden waaruit blijkt hoeveel uren de werknemer heeft gewerkt” kunnen geven (artikel 18b Wet minimumloon). Zo controleert de inspectie of iedereen minstens het minimumloon per gewerkt uur krijgt. Lukt dat niet, dan is de boete € 12.000 per werknemer waar het om gaat (beleidsregel WML). Bij een team van tien loopt dat snel op.
”Verplichte urenregistratie vanaf 2027”: hoe zit dat?
Wie zoekt op urenregistratie, ziet veel berichten over een verplichting per 1 januari 2027. Die gaan over België. Daar werkt de federale regering aan een wet die werkgevers verplicht de dagelijkse arbeidstijd te registreren. Bij het schrijven van dit artikel is dat nog een voorontwerp, geen aangenomen wet: de Nationale Arbeidsraad bracht er op 30 september 2026 advies over uit, en werkgeversorganisaties noemen de termijn “absoluut onhaalbaar”.
Voor Nederlandse werkgevers verandert er in 2027 niets. De Nederlandse plicht bestaat al lang.
De Europese achtergrond
België, en eerder Duitsland, komen in beweging door een uitspraak van het Hof van Justitie van de EU uit 2019 (zaak C-55/18). Volgens het Hof moeten lidstaten werkgevers verplichten tot
“een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem […] waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd.”
Hoe dat systeem eruitziet, mogen lidstaten zelf bepalen. Duitsland voerde de plicht in via een uitspraak van het Bundesarbeitsgericht (13 september 2022). België doet het via nieuwe wetgeving. Nederland had met artikel 4:3 Arbeidstijdenwet al een registratieplicht. Er ligt bij ons geen wetsvoorstel om die aan te passen.
Checklist voor werkgevers
- Je registreert per werknemer de werkelijke begin- en eindtijd en pauzes, niet alleen het rooster.
- Afwijkingen van het rooster (uitloop, ruilen, inval) worden verwerkt.
- Je bewaart de registratie minimaal 52 weken.
- Je kunt per werknemer laten zien hoeveel uur er gewerkt is (Wet minimumloon).
- Je weet welke medewerkers eventueel onder de hoge-loon-uitzondering vallen, en dat die bij nachtwerk vervalt.
- Bij een controle kun je de gegevens snel overleggen.
Veelgestelde vragen
Is urenregistratie verplicht voor kleine bedrijven? Ja. De Arbeidstijdenwet kent geen ondergrens. Ook met één werknemer moet je arbeids- en rusttijden registreren. Wel is de boete voor kleine bedrijven lager.
Is een prikklok verplicht? Nee. De vorm is vrij: papier, Excel, een app of een prikklok. Het moet wel kloppen en controleerbaar zijn.
Hoe lang moet ik urenregistratie bewaren? Volgens de Arbeidstijdenwet minimaal 52 weken. Voor je loonadministratie geldt daarnaast de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Is urenregistratie verplicht voor zzp’ers? Niet op grond van de Arbeidstijdenwet. Wel heb je een urenadministratie nodig om het urencriterium (1.225 uur per jaar) voor de zelfstandigenaftrek aannemelijk te maken.
Wordt urenregistratie in 2027 verplicht? In Nederland is het al verplicht. De berichten over 2027 gaan over een Belgisch wetsvoorstel.
Dit artikel is een algemene uitleg van de regels zoals die gelden op 7 oktober 2026, geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, raadpleeg dan de Nederlandse Arbeidsinspectie of een arbeidsrechtjurist.
Uren registreren zonder gedoe? Infrix legt werkelijke diensten en pauzes per medewerker vast, bewaart ze controleerbaar en zet ze door naar salaris. Bekijk hoe het werkt voor jouw branche, gratis tijdens de bèta.